Email là kênh giao tiếp chính trong công việc quốc tế, và cũng là chỗ dễ để lại ấn tượng xấu nhất. Cùng một nội dung, cách viết phải khác nhau tuỳ người nhận.
- Email kiểu Đức: ngắn, thẳng vào việc
- Email kiểu Nhật: chào hỏi, xin lỗi trước, việc sau
- Email kiểu Mỹ: thân thiện nhưng vẫn nhanh
- An toàn nhất khi chưa rõ: trang trọng vừa phải, có cấu trúc rõ
Ba phong cách chính
Cùng một email hỏi tiến độ dự án.
Cụm nên dùng và cụm nên tránh
Vài cụm tiếng Anh bị hiểu khác với ý người viết. Per my last email bị coi là ngầm trách người nhận đã không đọc. As per our discussion nghe cứng nhắc. Please advise ở cuối email bị nhiều người thấy cụt lủn. Thay bằng cách nói trung tính hơn: nhắc lại nội dung cũ một cách tự nhiên, hoặc hỏi thẳng bạn nghĩ sao về việc này.
Khuôn an toàn khi chưa rõ đối tác
Ba đoạn: một câu nêu mục đích, hai tới ba câu nội dung có gạch đầu dòng nếu nhiều ý, một câu nêu rõ bạn cần gì và khi nào. Kết bằng cụm trung tính. Cấu trúc này không sai ở bất kỳ nền văn hoá nào — người thích ngắn thì thấy đủ rõ, người thích lễ nghi thì thấy chuyên nghiệp.
Sai lầm thường gặp
- Dùng per my last email khi nhắc lại
- Viết email dài dòng cho đối tác Bắc Âu
- Vào việc ngay không chào hỏi khi viết cho đối tác Nhật
Câu hỏi thường gặp
Nên dùng Dear hay Hi?
Dear cho lần đầu và bối cảnh trang trọng, Hi khi đã quen. Với đối tác Nhật và Đức, nên trang trọng lâu hơn.
Email tiếng Anh nên dài bao nhiêu?
Đủ để người đọc biết cần làm gì mà không phải đọc lại. Thường dưới hai trăm từ.
Có nên xin lỗi vì tiếng Anh của mình không?
Không nên. Nó làm giảm uy tín của chính bạn, và người nhận thường không để ý tới lỗi nhỏ.
